Проектное решение SAP. Учет результатов

Наталия Сергеевна Михеева, 2021

Цель данной книги – ознакомить читателя с рабочим шаблоном проектного решения на примере программного обеспечения SAP. Продемонстрировать, что такое проектное решение "Учет результатов" в контроллинге, ознакомить с его содержанием и наполнением. Данная книга в первую очередь будет полезна тем, кто хочет разобраться, как в крупных компаниях осуществляется процесс внедрения информационных систем, как правильно писать подобного рода документы. Поможет более успешно пройти собеседование на консультанта по контроллингу, архитектора IT, менеджера или руководителя проекта и существенно сократит трудозатраты на подготовку проектной документации при внедрении информационных систем на вашем предприятии.

Бизнес-часть

Организационная структура

В рамках реализации бизнес-процесса «Учет результатов» используются следующие организационные объекты системы SAP ERP:

Единица учета результатов (ЕУР): 1000 «Группа Колобок»;

Контроллинговая единица (КЕ): 1000 «Группа Колобок»;

Стандартная иерархия МВЗ: S1000 «Группа Колобок»;

Балансовая единица (БЕ): 1500 «ОАО Ромашка»;

Места возникновения прибыли (МВП) — структурные подразделения (подробное описание и справочник МВП приведены в проектном решении КИС_ФХД.ПР.R01. «Ведение основных данных»).

Единица учета результатов — организационная единица модуля Учет результатов, используемая для анализа финансового результата деятельности группы Колобок, в частности, для:

анализа объема сбыта, выручки, производственной и полной себестоимости по всем видам деятельности компании;

анализа информации по управленческим и коммерческим расходам, распределенным по необходимым аналитикам (например, вид деятельности, контрагент, договор и т. д.);

анализа прочих доходов и расходов.

В рамках проекта КИС ФХД создается одна Единица учета результатов:

1000 «Группа Колобок».

Контроллинговая единица — это организационная единица компании, для которой может быть осуществлен полный, завершенный учет затрат. В рамках проекта КИС ФХД создается одна Контроллинговая единица:

1000 «Группа Колобок».

В иерархии Контроллинга Единица учета результатов располагается над Контроллинговой единицей. В рамках проекта КИС ФХД Единице учета результатов будет присвоена одна Контроллинговая единица:

Балансовая единица — это организационная единица модуля Финансы. БЕ является наименьшей организационной единицей внешней отчетности, в которой могут быть отражены все функции самостоятельной бухгалтерии. В рамках проекта КИС ФХД БЕ является юридическим лицом. Для ОАО «Ромашка» создается балансовая единица:

1500 «ОАО Ромашка».

Стандартная иерархия МВЗ — это иерархическая структура, в которой представлены все МВЗ, принадлежащие определенной Контроллинговой единице с точки зрения Контроллинга. В рамках проект КИС ФХД используется стандартная иерархия:

S1000 «Группа Колобок».

Места возникновения прибыли в рамках проекта КИС ФХД — это структурные подразделения ОАО «Ромашка» (подробное описание и справочник МВП представлен в проектном решении КИС_ФХД.ПР.R01 — Ведение основных данных).

Организационная структура процессов Учет затрат приведена на Рисунке 1:

Рис. 1 Организационная структура процессов Учет затрат

Основные данные

Учет результатов (CO-PA) — это компонент модуля Контроллинг (CO), который позволяет анализировать финансовый результат с аналитикой по видам деятельности, клиентам, договорам или по любой комбинации этих параметров для определения прибыли компании или процента рентабельности.

Структура модуля CO-PA состоит из Единицы учета результатов, а также Признаков и Полей значений, принадлежащих Единице учета результатов.

Признак — это аналитический уровень в учете результатов, на котором можно осуществлять анализ финансового результата и формировать отчетность. Комбинация значений признаков, принадлежащих единице учета результатов, называется объектом учета результатов (ОУР). Перечень ОУР не фиксирован, данные объекты создаются автоматически в момент проводки на основании значений признаков.

Поля значений — это поля, содержащие суммы и количества, которые возможно анализировать в учете результатов. Они отображают структуру расходов и выручки.

Единица учета результатов

На уровне Единицы учета результатов определяются ключевые управляющие параметры модуля CO-PA Учет результатов:

Тип учета результатов. В рамках проекта КИС ФХД используется калькуляционный тип учета результатов. В калькуляционном учете результатов данные о выручке и расходах собираются в полях значений;

Валюта Единицы учета результатов. Валютой единицы учета результатов 1000 «Группа Колобок» является Российский рубль (RUB);

Дополнительные валюты учета результатов. В ЕУР 1000 активирован дополнительный учет в валюте балансовой единицы. Это означает, что данные в учете результатов проводятся в двух валютах — валюте ЕУР и валюте БЕ. Для ОСТ, валютой которой является RUB, данные двух учетов совпадают.

На уровне единицы учета результатов определяется перечень используемых признаков и полей значений.

Признаки Учета результатов

Признак — это аналитический уровень в учете результатов, на котором можно осуществлять анализ финансового результата и формировать отчетность. Признаки определяют, какие позиции или объекты может анализировать пользователь.

Некоторые признаки (клиент, материал и т. д.) автоматически предопределены для каждой единицы учета результатов. Такие признаки называются фиксированными.

Помимо фиксированных признаков в системе определяются пользовательские признаки, которые создаются в процессе настройки системы для хранения дополнительной аналитики (например, вид деятельности), необходимой для формирования подробной отчетности в соответствии с требованиями бизнеса.

Набор значений признаков, определенных при переносе документов из других модулей системы определяет Объект учета результатов. Напрямую пользователь системы не работает с Объектами учета результатов. При ручных проводках пользователь задает значения признаков на экране контировки на ОУР, а система по этим значениям определяет либо уже существующий ОУР, либо создает новый. При автоматических проводках с контировкой в Учет результатов признаки заполняются через механизм деривации. Деривация — это определение значений признаков в объекте учета результатов на основании информации, содержащейся в исходных документах системы

Перечень признаков, используемых в единице учета результатов 1000 «Группа Колобок», приведен в Таблице № 3.

Для ОАО «Ромашка» применяется только тип тарифа Z1 — Обычный тариф.

Поля значений Учета результатов

В калькуляционном Учете результатов ссылочные количества и суммы сохраняются для отчетности в полях значений.

Поле значений — это поле в таблице, в котором хранятся количества и суммы, которые затем используются в отчетности. Поля содержат значения количества, выручки, себестоимости, коммерческих и управленческих расходов, прочих доходов и расходов. Информация для заполнения полей значений определяется из сбытовых документов или других документов, проводимых с контировкой на ОУР.

Чтобы использовать поля значений, эти поля создаются и включаются в каталог полей единицы учета результатов. Перечень полей значений, используемых в ЕУР 1000 «Группа компаний Колобок», приведен в таблице № 9.

Описание бизнес-процесса Учет результатов (U7)

Процесс второго уровня U7 «Учет результатов» включает в себя подпроцессы:

U7.01 Ведение основных данных учета результатов;

U7.02 Учет фактических данных в учете результатов;

U7.03 Закрытие периода в учете результатов.

Интеграция компонента «Учет результатов» CO-PA с другими модулями системы в части потоков значений и заполнения признаков изображена в Приложении 2

Ведение основных данных Учета результатов (U7.01)

Ведение значений признаков (U7.01.10)

Для признаков CO-PA, не имеющих ссылок на справочники значений в других модулях системы, осуществляется ведение собственного справочника значений.

В единице учета результатов 1000 «Группа Колобок» осуществляется ведение собственных значений для признака WWNDS Ставка НДС. Используются следующие значения признака:

Бизнес-роль: Ведение основных данных

Транзакция: KES1

Ведение правил деривации (U7.01.20)

При проводке данных в учет результатов происходит заполнение значений признаков ОУР. Для автоматического заполнения значений признаков используется механизм деривации. Деривация — это определение значений одних признаков на основании значений других признаков или информации в первичных документах. Например, для каждой операции модуля Сбыт (SD) система выполняет перенос по каждой позиции заказа/счета-фактуры значений сбытовой организации, клиента, продукта. С помощью деривации определяются значения признаков, которые не заполняются посредством прямой интеграции между модулями SD и CO-PA. Деривация настраивается для признаков из таблицы 11:

Настройки деривации признаков влияют на все релевантные для CO-PA операции, то есть деривация признака выполняется в следующих случаях:

Автоматический перенос данных из других приложений (документы фактуры, перенос косвенных затрат);

Ручные проводки (расчет заказов и проектов; прямые проводки из FI).

Деривация признака состоит из серии шагов деривации (правил деривации), каждый из которых используется по очереди для деривации значения признака из других признаков.

Шаг деривации определяет, какие значения признаков или какие комбинации исходных признаков используются для вычисления определенных целевых значений признака.

Бизнес-роль: Ведение основных данных

Транзакция: KEDR

Учет фактических данных в Учете результатов (U7.2)

Данные, попадающие в учет результатов, разделяются на два потока:

Данные, которые отражаются в учете результатов в течение периода в момент регистрации первичных документов в соответствующих модулях системы (Сбыт, Финансы и Управление материальными потоками);

Данные, которые отражаются в учете результатов, при выполнении операций закрытия периода в модуле Контроллинг (CO).

Подпроцесс «Учет фактических данных в Учете результатов (U7.2)» описывает поток данных, отражаемых в модуле CO-PA в течение периода.

Отражение выручки и прочих доходов/расходов на объектах Учета результатов в разрезе признаков и полей значений (U7.02.10)

Сбор данных происходит во время регистрации продаж через модуль Сбыт (SD) и при проведении операций в модулях Финансы (FI) и Управление материальными потоками (MM).

Передача значений из модуля Сбыт (SD)

Из модуля Сбыт (SD) в модуль Учет результатов CO-PA информация передается в момент проводки исходящего счета-фактуры. Модулем SD охватываются следующие процессы, релевантные для Учета результатов:

Продажа услуг по всем обычным видам деятельности (кроме обычных видов деятельности, реализация по которым осуществляется через модуль Финансы). В учете результатов заполняются следующие поля значений:

Продажа ТМЦ (товары, продукция и т. д.) по обычным видам деятельности. В учете результатов заполняются следующие поля значений:

Продажа услуг и ТМЦ по прочим видам деятельности 91 счета. В учете результатов заполняются следующие поля значений:

Информация для заполнения количественных полей значений берется из полей количеств в документах сбыта. Информация для заполнения суммовых полей берется из условий документов сбыта.

Информация для заполнения значений признаков берется из данных, содержащихся в сбытовом документе.

Формирование сбытовых документов описано в ПР КСУА.ПР.Е01 «Управление продажами».

Передача значений из модуля Управление материальными потоками (MM)

Конец ознакомительного фрагмента.