Администратор салона красоты от А до Я

Любовь Королькова

Только представьте, к вам в салон красоты пришел новый администратор.С чего начать его обучение?Эта книга — настоящий источник нужной информации по данному профилю, как для нового специалиста, так и для опытного администратора. Я разложила по полочкам — все, что нужно знать администратору, описала понятным языком и для наглядности привела множество примеров и иллюстраций.

Обучение работе в CRM-программе

Все CRM — системы для салонов красоты работают примерно по одинаковому принципу.

На главном табло мы видим запись на сегодня. У каждого мастера свой столбец с его записью. В первую очередь проверяем, правильно ли оставлено время на все услуги и нет ли накладок в записи. Если они есть, звоним заранее клиентам и сдвигаем запись.

Также, если клиент не подтвердил запись, оповещаем его (об этом подробнее далее расскажем).

Заполнение карточки клиента

Нужно научиться заполнять карточку каждого клиента. Как правило, она состоит из услуги (цена работы) — верхняя часть и товаров — нижняя часть (к ним относятся косметика, краска, расходные материалы и т.д.)

Когда мастер вынес вам карточку, написанную вручную, вы должны ее быстро сосчитать (сложить все суммы верхней и нижней части) и рассчитать клиента. Затем вы должны правильно занести все данные в программу. Часто бывает, что приходится редактировать услуги — например, клиент записался на окрашивание, но в процессе была сделана еще укладка, ее мы и добавляет к окрашиванию в разделе услуги.

Иногда мастер за сложность работы может увеличить стоимость услуги, тогда мы сумму вне прайса добиваем дополнительными услугами. Например, сложное окрашивание, как услуга (цена работы) по прайсу 4500 рублей, а мастер поставил 5000 рублей, тогда 500 рублей добиваем доп. услугами.

Самая сложная для заполнения карточка клиента — окрашивание. Ее мы подробно рассмотрим далее. Если вы поймете ее принцип, то с остальными карточками из других кабинетов у вас не возникнут вопросы.

В карточке окрашивание больше всего элементов.

Если про верхнюю часть услуги примерно понятно, например: Мелирование 3000 рублей

Укладка 1500 рублей Доп. услуги 500 рублей

Общий итог услуги 5000 рублей.

То с нижним разделом товары придётся помучиться. Вы должны знать все наименования краски и их подразделы, чтобы правильно списать краситель со склада.

На примере Loreal Professionel приведу пример:

Этот краситель подразделяется на подразделы:

Иноа Мажирель Кул кавер Диалайт Диаришесс Диаколор

Чтобы понять всю специфику, вы должны уметь считать карточку вручную.

Мастер пишет вам в карточке в нижнем разделе, например:

иноа 1 — 30 грамм,

иноа 1.1 — 20 грамм

Окислитель иноа 6% — 150 грамм

Порошок 8 тонов — 100 грамм Мытье, расходные материалы, укладочные средства.

Давайте разберем более подробно.

Вы, зная стоимость красителя иноа за 1 грамм, допустим 30 рублей, должны быстро сосчитать стоимость:

Иноа 1 =30 грамм*30 рублей=900 руб.

Иноа 1.1= 20 грамм* 30 рублей =600 руб.

Также помимо красителя в окрашивании используется окислитель.

Например, окислитель Иноа 6% — 150 грамм.

Вы знаете, что стоимость окислителя за 1 грамм — допустим, 5 рублей.

Тогда считаем так:

Окислитель Иноа 6% =150 грамм*5 рублей = 750 рублей.

Еще при окрашивании (мелировании /осветлении) часто используется осветляющий порошок /пудра. Его считаем по тому же принципу.

Стоимость 1 грамма порошка 10 рублей. Порошок 8 тонов — 100 грамм*10 рублей=1000 рублей.

Также при окрашивании учитываем следующие показатели:

Мытье — 150 — 250 рублей — для примера ставим 200 рублей.

Расходные материалы (полотенца, пеньюары, воротнички, фольгу) — 200 — 300 рублей — для примера, ставим 300 рублей.

Укладочные средства 100 — 200 рублей — для примера ставим 100 рублей.

Карточка нижнего раздела будет выглядеть так:

Иноа 1 — 30 грамм*30руб=900 руб.

Иноа 1.1 — 20 грамм*30 руб=600 руб.

Окислитель иноа 6% — 150 грамм*5=750 руб.

Порошок 8 тонов — 100 гр*10 руб.=1000 руб.

Мытье 200 руб., расходные материалы 300 руб., укладочные средства 100 руб.

Теперь складываем все полученные суммы товаров в нижнем разделе: 900+600+750+1000+300+200+100=3850 руб.

Напомним, что стоимость услуги в верхнем разделе, следующая: Мелирование 3000 рублей

Укладка 1500 рублей

Доп. услуги 500 рублей

Общий итог услуги 5000 рублей. Теперь складываем верхний и нижний разделы: услуги + товары

Общая сумма чека для клиента 5000+3850 = 8850 рублей.

Сосчитав карточку вручную, нужно правильно занести данные в программу, чтобы было правильное списание и начисление зарплаты сотруднику.

Например, в разделе услуги находим:

Мелирование 3000 рублей

Укладка 1500 рублей

Дополнительные услуги — 500 рублей. (Бывает дополнительные услуги кратны какому-то числу, например:

1 доп. услуга кратна — 5 рублям, тогда меняем количество с 1 на 100, чтобы был итог 500 рублей.)

Затем приступаем к нижней части заполнения.

Находим вкладку Loreal, в ней раздел иноа, далее ищем номер иноа 1 и вводим необходимое количество грамм (стоимость там указана автоматически) и программа сама считает итог.

Так же поступаем с другими товарами. Когда все данные правильно заведены, сумма программы с ручным подсчетом должна совпадать. В данном случае 8850 рублей.

Это самая сложная карточка для понимания, (не хотела вас испугать). Важна практика — нужно заполнить минимум 10 карточек, чтобы научиться (потом вы научитесь считать их на автомате.)

Также в карточке сразу считаем зарплату мастера: если у мастера 55% с услуги, то он получит 5000*0,55=2750 рублей

и 10% с краски и мытья (900+600+750+1000+200) *0,1=345

рублей, общая зарплата мастера

=2750+345=3095 рублей.

Желательно чтобы парикмахеры выносили карточку клиента заранее: (например, перед тем как начнут сушить волосы), чтобы у администратора было время сосчитать ее вручную и завести в программу и сверить результат.

Хочу отметить, что возможно в каждой CRM — системе есть своя специфика (данный пример взят из работы в программе SONLINE).

Общие принципы работы в CRM — системе

Теперь перейдем к общим принципам работы в CRM-системе.

— Очень важно правильно записать клиента — дата, имя, номер телефона, к определенному мастеру. С этим нельзя спешить, поскольку, например, перепутав номер телефона мы не сможем напомнить клиенту о визите, записав не к тому мастеру, вообще можем потерять клиента и т. д.

— При переносе записи нужно следить, чтобы запись не задублировалась, и никуда не исчезла.

— В случае необходимости администратор должен уметь поставить косметику на склад, завести новые услуги в программу, настроить график работы сотрудников (например, если директор в отпуске).

— Бывают ситуации, когда клиент хочет попасть сразу на несколько процедур в один день в разные кабинеты. Для этого администратор должен знать какие услуги делает мастер, работающий в этот день, сколько времени они занимают и скомпоновать запись. (Иногда даже позвонить и перенеси клиентов, если им удобно). Главное, чтобы все были довольны.

Важно — чтобы администратор был подготовлен, не растерялся и смог дать достойную консультацию.

— В течение дня в разделе финансы администратор должен сверять данные о наличных и безналичных деньгах с данными по кассе. Для этого все карточки клиента должны быть проведены.

— Также в раздел финансы заносятся все расходы по определенным категориям (например, купили полотенца для парикмахеров — списываем их в расходах). В конце смены в разделе финансы отражаются все зарплаты (через раздел сотрудники — расчет — начисление зарплаты) и по итогу формируется итоговая сумма по салону. (Наличные средства, если выдаем зарплату день в день часто бывают в минусе, безналичные средства всегда в плюсе.) Подробнее о составлении итогового отчета поговорим в следующем разделе. Но запомним главное — все итоговые суммы в программе должны идти с итоговыми чеками по кассе.