Успеть всё! 15 секретов управления временем

Екатерина Бурдаева (2024)

Успевать больше, делать быстрее, управлять своим временем? Да! О тайм-менеджменте написаны десятки объёмных трудов, на чтение которых можно убить больше времени, чем в итоге сэкономить. Поэтому в этой книге приведены только конкретные приёмы и практики эффективного управления временем. Никакой «воды», никаких пространных объяснений и скучных примеров! Время — самый невосполнимый ресурс человека, его всегда и всем не хватает. Мы это понимаем и очень ценим ваше время. Пусть после прочтения этой книги его у вас станет больше.

Правило №3. Планирование

"Обычные люди думают, как потратить время, великие люди думают, как его использовать".

Артур Шопенгауэр, немецкий философ.

Главное тайное знание тайм-менеджмента — это эффективное планирование. В принципе любое грядущее дело можно запланировать с точностью до минуты — для этого надо просто провести предварительные «замеры», сколько времени у вас уходит на выполнение той или иной задачи. После двух-трёх замеров можно вычеслить средний тайминг, на основе которого можно планировать расход времени. Чем-то этот принцип напоминает выкройку, согласитесь?

Но, во-первых, это скучно. Во-вторых, при таком подходе не учитываются форс-мажоры и творческие отступления. И в-третьих, человек с достаточным профессиональным опытом и без всяких замеров приблизительно представляет, на сколько какое дело «тянет» в месяцах, днях, часах или минутах. А значит вполне может составить выполнимый список дел или адекватный план действий.

И всё-таки даже с выполнимыми списками достаточно регулярно возникают проблемы. И самая частая — отставание от намеченных сроков. Главные причины уже названы выше (форс-мажоры и творческие отступления), кроме того, в планировании на основании"тайминга"обычно не учитывается сопротивление среды, которое временами весьма активно врывается в плановое течение жизни и деятельности и путает все карты.

Поэтому важно не только правильно планировать, но и быть гибким и при необходимости оперативно корректировать свои планы.

И тут на помощь приходят отдельные лайфхаки, приемы и хитрости.

Правило девяти дел

Оно также называется"Правило 1-3-5". Это означает, что за один день вы долны сделать не менее девяти дел. Одно их них — очень важное и три менее важных. И ещё пять небольших, но тоже нужных дел. И так каждый день.

Если сразу не получается вместить в рамки продуктивного ня девять дел, правило можно немного"сократить" — например, сделать 1-2-3. В любом случае одно главное и крупное дело в день должно выполняться.

В принципе, можно составить план из любых 9 дел и потом и просто проранжировать по важности и значимости. И при этом, самое важное и значимое постараться выполнить в момент вашей наибольшей деловой и умственной активности, например, первым делом с утра.

Вечернее планирование

Это что-то вроде личного «домашнего задания». Ну, или личной вечерней планёрки. В конце рабочего дня или вечером перед сном вы записываете или как-то по-другому фиксируете свои рабочие и личные задачи на завтра. Я, например, вношу все дела в гугл-календарь — что-то заранее, что-то накануне.

„На следующей неделе не может быть никакого кризиса. Календарь моих встреч уже целиком заполнен.“

Генри Киссинджер американский дипломат

Это очень удобно, потому что так получается оценить свою нагрузку заранее и распределить завтрашние задачи спокойно, без утренней спешки. Вообще очень удобно всё"завтрашнее"готовить вечером накануне — то есть не только план задач и работ, но и рабочую одежду, например, или еду с собой. Это отлично экономит время. И всё, что остается на утро — это встать с хорошим настроением, почистить зубы и выпить утреннюю чашку кофе.

Кайдзен-планирование

Философия управления бизнесом"кайдзен", как очевидно из названия, практикуется в Японии. Само слово означает «изменения к лучшему» и заключается в постоянной модернизации бизнес-процессов. Любой бизнес или активность рассматривается как бесконечный процесс, в котором всё взаимосвязано. И если все элементы этого процесса и бизнес-среды будут непрерывно улучшаться и совершенствоваться, то успех станет постоянным спутником такого дела или компании. Более того, сам бизнес-процесс будет приносить удовольствие и гораздо большее удовлетворение.

Если рассматривать Кайдзен применительно к тайм-менеджменту просто и коротко, то это отрезок времени, который вы выделяете в течение дня (каждого дня!) для того, чтобы проанализировать сделанное, запланировать несделанное и скорректировать то новое, что только предстоит сделать в сторону улучшения (оптимизации) на основании имеющегося опыта или новой информации, плученной после предыдущего сеанса кайдзен. Можно сказать, что это продвинутый уровень планирования, в каком-то смысле граничащий с медитацией.

Кайдзен — это по сути целая философия, и при желании вы найдете о ней много интересной информации в открытых источниках.