Кадровая кухня

Валентина Панкратова, 2022

Данная книга преследует цель поделиться с коллегами по опасному кадровому бизнесу идеями по организации работы отдела кадров, ее оптимизации и автоматизации. Мы годами занимаемся кадровым делопроизводством, не чувствуя, как «замыливается» наш глаз. В результате перестаем замечать очевидные вещи, привыкаем двигаться в колее, услужливо протоптанной для нас старшими поколениями. Надеюсь, моя книга позволит встряхнуться и взглянуть на давно знакомые вещи по-новому. Она адресована кадровикам и рассказывает об опыте такого же кадровика с большим стажем. Кадровика, всю свою профессиональную жизнь борющегося с привычной рутиной, стремящегося сделать работу в отделе кадров интересной, привлекательной и доставляющей удовольствие.

Расставляем мебель

Вы имеете полное право задать вопрос, а как связана мебель с кадровым делопроизводством. Я понимаю, что у многих все давно обставлено, и есть ощущение, что сделать перестановку нет никакой возможности.

И тем не менее….

Мой опыт показывает, что небольшую перестановку можно сделать всегда, даже в самых стесненных условиях, с уже имеющейся мебелью.

Что я имею в виду?

Шкафы и картотеки

Традиционно шкафы расставляют вдоль стен. Скажу сразу, при любой возможности я всегда старалась использовать шкафы в качестве средства зонирования. Никогда не следует бояться ставить их поперек стены, образовывая рабочие уголки для подчиненных. Известно, что люди, работающие с документами, предпочитают иметь свой уголок или хотя бы его имитацию.

В открытом пространстве каждый входящий считает своим долгом поздороваться со всеми. И воспитанные люди вынуждены либо отвлекаться и отвечать, либо развивать в себе «стервозность» и учиться не реагировать на людей. Подобная деградация личности работников лично меня категорически не устраивает.

Не следует забывать, что на столах у кадровиков часто бывают документы не для общего обозрения. И не только документы, но и информация на их экранах. Понятно, что бесконтрольное фланирование посетителей по кабинету мимо столов и экранов совершенно ни к чему.

Выход один — стараться всех кадровиков рассаживать за шкафами и картотеками, оставляя на переднем фланге одного ответственного работника, который и будет ведать потоками посетителей. Задача данного работника решать все вопросы с посетителями самостоятельно, а при необходимости подзывать нужного коллегу к посетителю. Естественно, рулить потоками — не единственная их задача, а «одна из».

При правильной расстановке мебели получается, что люди, входя в большой кабинет, на самом деле видят лишь небольшое пространство и одного-двух специально выделенных кадровиков. Основная масса работников Отдела кадров сидит, загороженная шкафами и картотеками.

Да! У расположения мебели зонированием есть свои недостатки. В частности, работающие не всегда слышат и видят, когда в кабинет кто-то входит. Это принуждает кадровиков разговаривать очень тихо и, прежде чем болтать о «деликатных материях», убедиться, что в кабинете нет лишних ушей. Однако, прошу заметить! Привычку работать в тишине нельзя назвать большим недостатком.

Рабочие столы

Начну с себя. Не могу работать, когда сзади меня ходят. Поэтому всегда все столы и себе, и подчиненным устанавливаю так, чтобы сидеть спиной к стене / шкафу / картотеке. Кстати, это продиктовано и соображениями безопасности. Кадровики часто работают с конфиденциальной информацией, и крайне важно быть уверенным, что никто не сможет заглянуть в монитор кадровика из-за спины.

И еще. Не очень хорошо сажать людей рядом. Предпочтительней поставить столы буквой Г или с каким-то разделением. Причем, разделением не только на уровне столов, но и на уровне стульев. Сидение рядом провоцирует работников на «потрепаться», пригнувшись за компами. А когда есть перегородка между стульями или столы стоят буквой Г, перекинуться словами можно, но долго трепаться незаметно очень сложно.

Стол для посетителей

Посетители — это или работники, которые приходят, чтобы подписать документы, в том числе и уволиться, или кандидаты на прием, которые, бывает, достаточно долго заполняют и подписывают документы. Для таких внутренних клиентов требуется стол. Надо сказать, он редко пустует.

Кстати, помимо основной функции этот спецстол можно использовать для праздничных посиделок, он также удобен при необходимости искать документы в папках, раскладывать накопированные в большом количестве документы и т.д.

Стоит заметить, что одна из самых ужасных привычек кадровиков — привычка предлагать посетителям присесть сбоку за свой рабочий стол. На мой взгляд даже стульев сбоку от столов работников не должно быть. Если есть в кабинете стол для посетителей, то общаться с посторонними надо только за ним.

От всей души сочувствую кадровикам, которые не могут позволить себе такой свободный стол. Однако, всегда можно найти выход. У меня в паре Компаний в кабинете Отдела кадров не было места для такого чудесного предмета мебели, поэтому я выставляла стол для посетителей в коридор. Разумеется, не слишком далеко от двери в Отдел кадров. Кстати, в этом есть своя прелесть — заполняющие и подписывающие документы не толкутся в кабинете и не слушают, о чем говорят кадровики по телефону. Сами знаете, часто информация, обсуждаемая в Отделе кадров, бывает не для чужих ушей.

Стеллажи

Этим достаточно экзотическим видом мебели лично я воспользовалась лишь однажды. Хозяйственное управление хотело выбросить стеллажи за ненадобностью. Я же вцепилась в них мертвой хваткой. Естественно, они тут же были использованы для зонирования и создания перегородок между работниками. Т.е. у каждой девочки получился свой полноценный уголок. Стеллажи были «прозрачные», т.е. полки без задней стенки. Мы на них поставили папки, горшки с цветами, коробки с канцтоварами (не поленились их немного украсить), оставили место для сумок. А внизу было место для обуви. В общем, наш Отдел кадров был оформлен вполне по-дизайнерски достойно.

Цветы

Цветы — это не просто элемент интерьера и источник кислорода. Они еще и элемент хобби, которое сплачивает коллектив. Все вместе их выбирают, поливают, подкармливают, лечат, обрывают ненужные листочки и ростки. Как минимум это объединяет работников общей заботой. Ну уж о красоте, наверное, даже и писать не стоит. Это аксиома.

Насколько дома мне лень разводить растительность (к счастью, этим занимается муж), настолько на работе наличие цветов является обязательным условием. Цветы по-разному могут попасть в кабинет. Можно самим сброситься только на горшки, а росточки принести из дома, можно договориться, чтобы деньги на покупку цветом и горшков выделила Компания. Главное, не бояться окружить себя живой природой по максимуму. Все-таки сидеть по девять часов в день приятнее с зеленью.

Картины

В некоторых компаниях эстампы и картины закупаются централизовано. В других, не столь продвинутых кадровики вешают сами. Естественно, лучше их выбирать всем вместе. Все достаточно элементарно. Принесли глянцевые журналы или календари, вырезали понравившиеся всем картины и вставили их в деревянные недорогие рамки. Впрочем, при желании можно сделать самим «а ля» рамки из картона. Фантазия и умелые ручки могут очень многое. Но в результате стены «оживают» и радуют глаз.

Общий смысл данной главы таков. Вы проводите в своих кабинетах очень много времени. Если работа не на удаленке, то офис оттягивает на себя больше половины часов суточного бодрствования. Поэтому ради самих себя любимых вы необходимо сделать свое рабочее место максимально комфортным. Это относится и к индивидуальному рабочему уголку, по возможности огороженному, и отсутствию подглядывающих из-за спины, и радующей глаз зелени и картин.