Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг

Анна Сосновая, 2020

Книга посвящена модной, современной и востребованной профессии помощника руководителя или ассистента. Во всех крупных компаниях за руководителем закреплен помощник или ассистент. Однако все больше и больше представителей малого бизнеса и предпринимателей также ищут ассистентов. В издании раскрываются базовые функции помощника руководителя: встреча гостей и телефонное общение, тревел-поддержка и организация совещаний, планирование графика и многое другое. Приведенные схемы, таблицы и прикладные инструменты позволят облегчить работу действующих ассистентов, а также легко войти в профессию новичкам. Читатели из первых уст узнают, как стать отличным специалистом. Если вы действующий помощник руководителя или начинающий ассистент и хотите усовершенствовать свои навыки, возьмите на вооружение советы автора. Книга будет интересна всем, кого привлекает профессия помощника, а также студентам, фрилансерам и мамам в декрете, ведь она подходит и для удаленной работы. В формате PDF A4 сохранен издательский макет книги.

Глава 1

О профессии помощника и ассистента

Кто он, ассистент руководителя

Этот раздел в первую очередь будет полезен тем, кто хочет стать ассистентом или помощником руководителя. Однако и опытный специалист наверняка узнает из него что-то новое о своей работе.

В России профессия «ассистент» лишь набирает обороты. Само слово — англицизм (с англ. «ассистировать/помогать»), относительно недавно пополнивший отечественный лексикон. Проще называть ассистента по-русски — помощником, и совсем привычно — помощником руководителя или секретарем.

Я часто делаю доклады на конференциях для ассистентов и помощников первых лиц компаний. Помню, как во время первого выступления ко мне обратился организатор и попросил не использовать слово «секретарь», потому что аудитория обижается.

Конечно, «ассистент» звучит благороднее. Я согласна.

Кто же он, ассистент или помощник?

Правая рука и доверенное лицо шефа.

Тот, кто принимает звонки, составляет график руководителя, организует командировки и бизнес-поездки, а также совещания, договаривается о встречах с партнерами/клиентами.

Человек, который налаживает бизнес-процессы и взаимодействует с другими подразделениями.

Тот, кто фиксирует ход совещания, а потом контролирует исполнение поручений, данных руководителем.

Сотрудник, охраняющий «святая святых» — кабинет руководителя — от нежелательных звонков и гостей.

Подводя итог — это тот, кто обеспечивает руководителю КОМФОРТ. Или, если хотите, гарантирует ему спокойствие.

Помощник должен сделать рабочий процесс максимально комфортным для шефа.

А знаете, в чем трудность? В том, что перечень должностных обязанностей такого сотрудника у каждой организации свой: где-то ассистенту требуется умение открывать представительства в других городах, а где-то — знание основ маркетинга.

Рассмотрим три вида современных ассистентов. Итак, какими они бывают?

Сразу оговорюсь, что поскольку понятие «ассистент» у нас только приживается, не все руководители имеют представление, чем один вид отличается от другого.

1. Персональный ассистент (англ. PA).

Это тот, в чьи обязанности, кроме решения административных вопросов (прием посетителей, звонков и т. п.), входит выполнение большого пула личных поручений, касающихся обычной жизни шефа и его семьи. Отсюда и название «персональный».

Обязанности личного помощника (персонального ассистента) могут включать в себя:

• контроль за работой домашнего персонала (нянь, преподавателей), а также их подбор;

• организацию отдыха шефа и его семьи: от выбора страны и организации досуга до выстраивания логистики;

• компетентность и осведомленность в сфере luxury-обслуживания, брендов и марок (отели, рестораны, бутики);

• организацию медицинского обслуживания: своевременное прохождение профилактических обследований (чекапы), запись к специалистам и пр.;

• обеспечение спортивных хобби руководителя: выбор спортивных залов, персональных тренеров, гольф-клубов и т. п.;

• сопровождение по аналогичным задачам родственников, друзей и партнеров шефа;

• осуществление покупок и интернет-заказов от лица руководителя (от поиска до доставки).

Перечисленные задачи связаны с частной жизнью шефа, могут касаться его хобби и увлечений. Главная трудность — такие поручения не спрогнозировать: вы не можете знать заранее, что именно поручит шеф.

Примеры личных поручений:

• записать руководителя в салон красоты на стрижку и укладку;

• подобрать спортзал и оформить абонемент;

• найти туфли Dolce Gabbana 40-го размера сегодня к 17:00;

• оформить гражданство сыну шефа, рожденному в Италии;

• подобрать няню не старше 40 лет, с педагогическим образованием и владением английским языком на уровне носителя для дочки руководителя;

• организовать шефу с четырьмя друзьями сафари-поездку в ЮАР;

• устранить последствия потопа в квартире шефа, вызвать соответствующие службы и др.

Многие задачи уникальны. Решить их вам помогут опыт, самообладание, стрессоустойчивость, находчивость и связи.

2. Бизнес-ассистент (англ. BA).

Это тот, в чьи обязанности входит решение задач, связанных непосредственно с бизнесом.

В обязанности бизнес-ассистента может входить:

• описание бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы, стандарты;

• поиск подрядчиков и поставщиков для выполнения бизнес-задач компании и курирование их работы;

• поиск и внедрение автоматизированных технологий для оптимизации внутренних бизнес-процессов (CRM-систем, систем ЭДО и т. п.);

• поиск партнеров и спонсоров для популяризации услуг/ товаров компании, работа с ними;

• сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках;

• поиск и работа с информацией, создание бизнес-презентаций;

• курирование команд, контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов;

• создание контента для сайтов, ведение соцсетей;

• управление проектами и др.

Бизнес-ассистент, как правило, отошел от решения личных задач и ориентирован облегчить работу шефа по бизнесу. Он не только организует командировки, но и часто сопровождает руководителя. Всегда погружен в дела компании, знает, с кем какая сделка заключается, какой завод где открывается и т. д. Как правило, английский у бизнес-ассистентов на высоком уровне (upper-intermediate и выше), ведь они могут участвовать в переводе на англоязычных встречах. Такой сотрудник всегда присутствует на совещаниях, и не только в качестве протоколиста. Он может их начинать и даже проводить вместо шефа.

Примеры бизнес-поручений:

• выбрать и внедрить CRM-систему с помощью внешнего специалиста и организовать обучение сотрудников работе с ней.

Это, кстати, один из моих кейсов. Я безумно им горжусь!

Потому что весь процесс, от сравнительного анализа систем и выбора одной из них до обучения, лежал на моих плечах.

Да, систему настраивал сертифицированный специалист.

Однако о нашей компании он ничего не знал. Объяснять устно — нереально, долго и вряд ли запомнится. Поэтому я описала все бизнес-процессы, которые потом легли в интерфейс системы: тут нажимается такая-то кнопка, здесь появляется выпадающий список и т. д. Внедрение системы облегчило жизнь компании в целом. Это до сих пор один из прорывных шагов в ее жизни;

• проанализировать бизнес-процесс и подумать, как его оптимизировать;

• подобрать подрядчика для маркетингового продвижения компании и провести тендер. Это тоже один из моих кейсов. И задача не ограничивалась выбором агентства — мне поручили его курировать: контролировать работу, вести коммуникацию, собирать и анализировать отчеты, планировать дальнейшую работу и пр.;

• организовать конференцию для торговых представителей нашей компании из регионов;

• выбрать event-агентство и организовать корпоратив;

• оптимизировать бизнес-процесс подготовки руководителя к выступлениям на профильных форумах, подобрать ему бизнес-тренера по ораторскому искусству и оптимизировать подготовку.

Таким образом, бизнес-ассистент погружен в дела бизнеса (компании). Он в курсе всех проектов, запусков новых продуктов, открытий новых представительств. Руководитель делегирует ему часть бизнес-задач. Например, маркетинг (допустим, курирование маркетингового агентства). Поэтому такой специалист должен обладать стратегическим и бизнес-мышлением, понимать цели развития компании.

3. Удаленный ассистент (англ. UA).

Сейчас очевиден тренд на удаленных ассистентов. Это связано с двумя моментами:

1) развитие информационных технологий. Умея создать полноценный офис на своем ноутбуке, можно одинаково эффективно решать до 100 % задач из любого места на планете;

2) сокращение издержек. Услуги удаленного ассистента для компаний, как правило, стоят дешевле. Да и ассистент, умело организуя свой день, может вести несколько разных проектов.

Удаленный ассистент помогает руководителю, не будучи рядом с ним. Согласитесь, вести график шефа можно и издалека.

Как и координировать работу подрядчиков (с помощью почты и телефона). Даже бизнес-встречи часто проводятся в формате скайп-конференции или конференц-колла. Таковы удивительные возможности мира технологий.

Среди моих учеников есть те, кто помимо основной работы ведет проекты на удаленке.

Конечно, удаленный ассистент должен безукоризненно владеть навыками организации своего дня, быть замотивированным и дисциплинированным.

Единственный существенный минус работы на удаленке для меня — стирание границ между работой и домом. Часто сидишь в обнимку с ноутбуком на диване или пишешь технические задания на кухне, а для многих дом — это место отдыха.

С другой стороны, даже если дом принципиально только для отдыха, не стоит отвергать предложения по работе на удаленке.

Работать можно в кафе или сидя на скамейке в парке, в коворкинг-центрах и из любой точки мира. Главное — желание и дисциплина.

Удаленных ассистентов часто ищут предприниматели, владельцы бизнесов, медийные персоны, стилисты, блогеры и т. п. Функционал таких помощников может быть связан как с бизнес-поручениями, так и с личными поручениями. Все зависит от потребностей руководителя.

Самые распространенные виды ассистентов мы разобрали, теперь самое время встать на место шефа и подумать, какого ассистента хочется видеть рядом и какими качествами он должен обладать.

Интересно? Тогда жду в следующем разделе.

Качества ассистента

Моя мама — предприниматель с 20-летним стажем. Она умело ведет бизнес, властная и целеустремленная женщина. Поэтому, когда писала эту главу, я советовалась с ней и другими представителями бизнес-сообщества. Мне было важно взглянуть на профессию со стороны, встать на место руководителя и понять, какие человеческие качества для него важны в ассистентах.

Ведь ассистент — тот, кто стоит за спиной любого руководителя, топ-менеджера или владельца бизнеса. А какой он? Давайте разберемся.

Вот список важных качеств ассистента и требований к нему:

1) вовлеченный.

Вразрез с чужими списками качеств идеального ассистента вовлеченность я ставлю на первое место. Почему-то мало кто говорит об этом качестве, а оно очень важное.

На мой взгляд, не добьется успеха, признания и уважения руководителя невовлеченный ассистент, который ровно в 18:00 бежит домой, несмотря на важное письмо в почте, и не интересуется делами компании, а работает лишь ради денег.

Вы должны искренне тащиться (извините за сленг) от того, что делаете, понимать важность и нужность вашей работы.

Хороший ассистент — тот, кто думает, что еще предпринять для улучшения условий работы шефа; кто готов менять себя и бизнес-процессы, предлагать новшества во благо эффективности шефа и компании в целом;

2) преданный.

Неслучайно негласное требование кадровых агентств к ассистентам — два-три года непрерывной работы на одном месте.

Это показатель серьезности и преданности компании. Для руководителей выбор нового помощника тоже стресс: они привыкают, открываются, рассказывают о себе, учат и наставляют. А зачем это делать, если человек прыгает каждые три-шесть месяцев с места на место?

3) пунктуальный.

Ассистент должен уметь организовать не только день шефа, но и собственный. Время — самый ценный ресурс. Значит, нужно сделать так, чтобы ни минуты времени шефа не было потрачено в ненужном ожидании, пробках и т. д.;

4) грамотный.

Ассистент — лицо компании, ее визитная карточка. Грамотно писать и говорить в нашей профессии очень важно.

По телефонному звонку и письму нас оценивают как профессионала;

5) тактичный.

Это качество связано и с деловым этикетом. Нужно досконально знать правила хорошего тона, уметь начинать и поддерживать светскую беседу, быть безупречным во всем.

Мы работаем с большим количеством партнеров и клиентов.

Нас зачастую видят раньше, чем босса. Именно мы отвечаем за впечатление, которое наша компания производит на гостей. Поэтому уметь общаться и применять нормы этикета очень важно;

6) ответственный.

Я искренне считаю, что профессия ассистента — управленческая. Мы принимаем множество управленческих решений: работать или не работать с подрядчиком, какие подарки ВИП-партнерам выбрать и т. д. Но мало принять решение, важно нести ответственность за его последствия;

7) умеет работать с информацией.

В потоке информации ассистент вылавливает нужную, адаптирует ее и использует себе во благо. Услышали рекомендацию ресторана от друзей — записали: вдруг шефу пригодится;

8) умеет делегировать.

Руководителю, как правило, важен результат, а не исполнитель. Умение делегировать = передавать кому-то часть своих функций.

Конец ознакомительного фрагмента.