Тайм-менеджмент в два счета

Александр Горбачев, 2009

В этой книге есть как система личного тайм-менеджмента, так и мастер-классы по работе с программой Outlook 2007. Рекомендации, изложенные в ней, – это разработки Александра Горбачева, имеющего восьмилетний опыт работы в области тайм-менеджмента, автора и ведущего тренингов по управлению временем, плюс опыт тысячи руководителей, прошедших его обучающие программы. Особенность книги и предлагаемой системы – простота изложения материала и его применения на практике. Чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо сделать всего два шага: повысить персональную эффективность (этому посвящен первый раздел книги) и применить полученные знания в Outlook – самой популярной и широко распространенной системе электронного планирования (об этом – во втором разделе). Приятного чтения! Желаем вам научиться эффективно управлять временем, ведь в жизни нужно столько успеть!

Введение

Зачем 163-я книга?

О сколько книг я видел разных,

Багровых, синих, золотых,

Простых и сложных, тонких, толстых,

Вот только знаний мало в них…

Сегодня мою книжную полку украшают 162 книги по тайм-менеджменту. И это только книги, изданные на русском языке. Есть еще десяток зарубежных изданий, большей частью на английском. Что нового можно написать? Прочтя 80 % литературы по управлению временем, могу сказать, что писать есть о чем. Большинство книг — перепев одного и того же. При этом возникает такое чувство, что сами авторы никогда лично не вели хронометраж, и если их попросить показать свой органайзер, то они скажут «забыл дома!» — такой замечательный ответ я услышал на одной из презентаций от тренера по тайм-менеджменту. Ай, люблю я конкурентов! Пока они есть — есть куда стремиться. И самое главное, понимаешь: то, что ты делаешь, — на порядок выше качеством.

Вот мы и подошли к цели данной книги. Во-первых, данная книга — исключительно живой опыт. Мой личный плюс клиентов нашей компании, руководителей, прошедших мои тренинговые программы. Во-вторых, стиль моих книг — разговорный. Простой, «ежу» понятный даже — так шутят участники тренингов. Моя позиция на 100 % резонирует с позицией Джина Желязны, который пишет в книге «Говори на языке диаграмм»: «чтобы человек быстро понимал суть, схватывал смысл, упрощайте сложные конструкции, гистограммы, таблицы и т. д. Простота — ключ к пониманию». Трудно не согласится с давно известной истиной, все гениальное — просто!

Да, книги в моем изложении просты, понятны, ярки, эмоционально насыщенны. При этом каждая страница потребует от вас многократной практики, для того чтобы отработать навыки работы с собой. Усваивайте сразу первое правило успешных людей — ВСЕ ПОЛУЧАЕМ САМИ. Взрослого человека нельзя научить — он может только научиться. А это значит — самостоятельно желать и прилагать усилия к получению знаний, отработке умений и навыков. Если вы собрались прочесть эту книгу — вы уже чего-то хотите, меня как автора это радует. Поэтому двигаемся дальше.

Книга, которую вы держите в руках, состоит из двух разделов. Первый — «Персональная эффективность: методы успевать все» — посвящен раскрытию области «как успевать все?». Раздел состоит из нескольких глав. Первая глава «Территория тайм-менеджмента» раскрывает тайм-менеджмент во всех его красках. В главе «От мечтаний к достижению целей» излагается, как ставить цели, чтобы их хотелось добиваться. В главе «Устройство человеческого сознания» анализируются сильные и слабые стороны человека в отношении времени. Как нужно структурировать потоки информации, чтобы в «голове все помещалось». Следующая глава — «Принятие управленческих решений», здесь автор раскрывает методы, позволяющие выделить ключевые события в жизни, на которые нужно обязательно успеть, а также инструменты, позволяющие сконцентрироваться и выполнить требуемую задачу. Глава «Планирование деятельности» показывает, как скомпоновать рабочий день, чтобы не «сгореть» на работе и при этом все успеть. Акцент в данной главе делается на составление реалистичных планов, поскольку планируют все, но не все подходят к этому процессу реально. И завершает первый раздел глава «Отдых и восстановление». В ней описаны четыре ключевые области жизни, которым следует периодически уделять внимание, чтобы поддерживать баланс жизненных сил. Также есть очень практическая информация об эффективном сне, как меньше спать и больше высыпаться.

Второй раздел книги «Реализация тайм-менеджмента на Outlook 2007». В этом разделе шесть глав. Каждая глава посвящена одной из частей программы Outlook 2007. Ключевыми главами этого раздела являются «Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы» и «Организация поиска информации». Эти две главы обеспечивают резкий скачок в скорости и удобстве работы с электронным органайзером. Остальные главы рассказывают, как планировать дела, работать с почтой и управлять контактами в вашем компьютерном помощнике. Книга насыщена цитатами участников моих тренингов. Они приводятся в виде кратких откровений по ходу изложения материала. Все имена реальные.

Итак, чтобы управлять собой во времени, вам следует сделать всего два шага: прочесть первый раздел книги — как выстроить персональную эффективность. Освоить второй раздел книги — применить полученные знания на Outlook 2007 — самой популярной и широко распространенной системе электронного планирования.

Могу ли я быть успешным без тайм-менеджмента?

Да, такой вопрос — не редкость в моей практике. «А что, только через ваши тренинги можно научиться больше успевать?», «А если у меня все хорошо и меня это устраивает?» — чего только не придумают неудачники, чтобы сидеть в своем болоте. К примеру, я только-только выздоравливаю после простуды и пишу эти строки. Сколько есть средств лечения? Много. Каждый из нас назовет несколько, не задумываясь. Можно ли вылечить простуду без антибиотиков? Да, к примеру, ваш покорный слуга уже третий день ограничивал свое питание до нуля, и без таблеток температура спала на второй день. Сегодня прошел кашель и насморк. Вот вам и ответ, может ли человек обойтись без тайм-менеджмента (ТМ)? Конечно, может, если под ТМ мы подразумеваем конкретную систему планирования. Дам свое определение ТМ.

Тайм-менеджмент — система инструментов, методов и методик, позволяющих увеличивать скорость выполнения любых операций (как рабочих, так и личных) для высвобождения временного ресурса.

ТМ — набор хитростей и приемов, позволяющих эффективно работать, при этом успевать больше, а уставать меньше.

Так вот, если рассуждать в контексте данного определения — то обнаруживается следующий факт: каждый успешный человек использует тайм-менеджмент. Некоторые сознательно, некоторые интуитивно выработали свою систему, помогающую им больше успевать. Это как дышать и ходить. Каждый этим пользуется. Но тот, кто овладел йоговским дыханием, — понимает его преимущества перед «интуитивным» вдох-выдох. Суть проста — зачем изобретать велосипед?

Есть еще интересное отношение к ТМ. «Мне это не надо. Дешевле без него». Вы правы, я так вам скажу. Пешком ходить — дешевле общественного транспорта. Практически даром. Тем более дешевле такси. Однако те, кому есть, зачем жить, у кого есть цели в жизни, не только ходят пешком. Они пользуются метро, машинами, поездами, самолетами. Зачем они используют дорогие средства передвижения?

Потому что успешные люди фокусируются не на затратах, а на прибыли. Между этими мировоззрениями — большая разница. Кто нацелен на прибыль, считает, не сколько он потратит (к примеру, на проезд, самолет — это ж бешеные деньги!), а сколько он выиграет в итоге! Я уже давно согласен с людьми из регионов, которые «не рвутся» в Москву, как это модно последние десять лет. Математика их проста. Я тут в Урюпинске получаю 15 тысяч, квартира есть, до работы 15 минут пешком. Все знакомо, все свои. В Москве я буду получать 50 тысяч. Из них 30 придется отдать за съем квартиры аналогичного уровня, до работы 2 часа в толчее «позитивно» настроенных москвичей и гастарбайтеров. Питание и дорога съедят добрую десятку. Плюс столичные соблазны быстро опустошат карманы. В итоге у меня останется — те же 10 тысяч рублей.

Деньги на руки те же — вложения усилий и стресса в десять раз больше. Я что, враг себе, зачем в столицу? Нас и тут неплохо кормят!

Мое мнение — это правильные люди. Правильные, с точки зрения успеха. Успех — это не то, сколько вы зарабатываете. Успех — сколько у вас остается на руках после всех ваших выплат и какого цвета ваше лицо.

ПОДВОДИМ ЧЕРТУ

Успешным без ТМ быть невозможно, если под ТМ понимать наше соглашение, принятое выше.

Успех меряется количеством сил и денег, которые у вас остались на руках после всех выплат, плюс цвет вашего лица. Или широта улыбки.

Самый оптимальный на сегодня электронный планировщик — Outlook 2007.