С меня хватит! 35 стратегий выживания в офисе, когда все вокруг бесит

Кордула Нуссбаум, 2019

Вы страдаете от коллег, которые предпочитают болеть, не отходя от рабочего стола? Вам знакомы всезнайки, которые спрашивают по пять раз одно и то же на затянувшемся совещании? А начальники, которые считают, что сверхурочная работа уже входит в ваш трудовой договор? Если так, то эта книга для вас. В своих остроумных заметках немецкий журналист и бизнес-тренер помогут найти способ противостоять будничному безумию. В формате a4-pdf сохранен издательский макет книги.

4. Я просто не могу отвлечься

Коллеги находят, чем мне заняться даже в свободное время, спасибо электронной почте

Наконец-то пятница! Или даже лучше — вечер пятницы, 18:13. Рабочая неделя вновь нас вымотала. Но перспективы неплохие: погода должна быть хорошей не только в субботу во время продуктового шопинга и уборки, но и в воскресенье, хоть-разок-из-дома-выйду. И самое лучшее: это длинные выходные, потому что в понедельник я взяла себе отгул. Еще один день без работы, и я могу делать с ним все, что захочу! Я неторопливо позавтракаю — я действительно сяду и почитаю газету вместо того, чтобы пробегать взглядом по заголовкам под чашку эспрессо. Лучше даже в кафе, потому что так я смогу невозмутимо наблюдать, как все остальные спешат на работу.

Потом я бы могла прогуляться по музеям, сходить в парк или покататься на горном велосипеде, пусть даже и по равнине. Или вновь начать бегать, ведь в конце концов мы все проводим слишком много времени сидя. Если я буду в хорошей форме, я даже смогу в будущем пробегать путь из дома до офиса — ну или по крайней мере оттуда домой! Тогда во время корпоративных марафонов мне бы не пришлось больше стоять на обочине с приступом одышки, хотя я просто болею за бегущих. Может быть, мне даже стоит начать правильно питаться? Я предчувствовала, что этот свободный понедельник может изменить мою жизнь.

Но пока я все еще сижу в вагоне поезда и отвечаю на последние письма, с которыми я не успела разобраться в пятницу. С того момента как я настроила почтовый аккаунт компании на своем мобильном телефоне, я определенно гораздо меньше торчу в офисе. Так много можно успеть сделать на ходу, о дивный мобильный мир!

Черт, коллега B написала в полдень, что наши документы для ее лекции в понедельник нужны ей уже сегодня, поскольку она знает, что в понедельник у меня отгул… Все документы готовы, но они лежат на рабочем столе моего офисного компьютера.

19:13. Солнце садится прямо над зданием компании. Я второй раз жду поезд, который отвезет меня в выходные. Для надежности я быстро проверяю оставшиеся письма, чтобы больше мне не пришлось возвращаться — одного раза и так было достаточно. К счастью, остальные письма куда менее важные: коллега P спрашивает, не хочу ли я в понедельник сходить с ним на обед (я откажу ему позже, а то тут поезд подъезжает). Коллега S просит предоставить отзыв о новой почтовой системе (это подождет до вторника), а коллега R призывает к онлайн-забастовке и прикладывает к письму список подписей. У него есть особая миссия: уже полгода он пытается заставить шеф-повара столовой готовить картошку фри дважды в неделю, а не раз в месяц, и желательно со шницелем, но главное — картошка. Но шеф — современный повар, который с легкостью привносит такие выражения, как «веганские фрикадельки из грюнкерна»^[4] или «салат из спаржи», в любую дискуссию, даже если это не имеет к ней никакого отношения. В поисках нездоровых жиров и соленого вкуса коллега R занимает свое место в длинной очереди из других наших коллег перед закусочной по соседству.

«У нас есть право на картошку фри! Покончим с диктатурой правильного питания в столовой!!!!!» — пишет коллега R в своем гневном письме. Сегодня стояние в очереди ничего ему не принесло, а потому ему пришлось лишь наблюдать за тем, как H из соседнего офиса ушел довольный, забрав последний хот-дог.

19:58. Уже поздно, а тема письма лишь усилила мой голод. Каждое почтовое «ПЛИНК» с темой «Re: Больше картошки каждому!» лишь больше разжигает мой аппетит.

20:44. Я встречаюсь с моей подругой K, которую я довольно давно не видела. Мы могли бы столько всего обсудить, но я как-то не совсем могу включиться в разговор. ПЛИНК раздается буквально каждую минуту, тема столовой, кажется, затронула коллег за живое. Тон становится более резким даже у подруги K. Она вскакивает, фырча: «Я лучше дома со стенкой поговорю!» — и уносится прочь. Я слишком удивлена, чтобы идти ее догонять. Да и телефон вновь ПЛИНКАЕТ.

21:52. Когда я все-таки вышла вслед за ней, ее уже не было. Вдобавок ко всему на улице я встречаю своего старого друга B. «Ты уже слышала, что K разводится?» Нет, не слышала. Могла бы что-нибудь и сказать, вместо того чтобы вот так убегать. Это как-то уж слишком!

Друг B считает, что мы могли бы еще разок увидеться. «Конечно, — отвечаю я, — просто пришли мне имейл».

Покой не приходит и в субботу, количество почтовых ПЛИНК вполне могло бы успевать за количеством БИП от сканера на кассе в супермаркете. Я чувствую себя еще более нуждающейся в отдыхе, чем вчера.

17:35. Ванна точно поможет.

17:38. Я расслабляюсь.

17:39. ПЛИНК.

17:40. Я лихорадочно сушу телефон феном — он выскользнул из моих покрытых пеной пальцев.

18:12. Он снова работает, какая удача! Даже представить себе не могу… За это время я успела пропустить, как коллега F обозвала коллегу R плотоядным хищником, родом из каменного века. Коллега R парировал «эгоистичной грюнкер-сучкой». У меня болит голова.

19:54. И 22 письмами позднее. Я бегу в кино, где мне приходится отключить телефон. Только вот я сама не могу отключиться, как бы мне того ни хотелось: во время рекламы мороженого, снятой на пляже с пальмами, я представляю, как часто мой смартфон выдергивал бы меня даже во время вот такого расслабленного отпуска. Оставить телефон дома или хотя бы включать его лишь раз в день? Такое себе никто не позволит. В конце концов, даже электронная почта босса доступна круглосуточно. Этим он не очень-то деликатно проповедует, что только те, кто всегда онлайн, незаменимы для компании.

22:05, фильм закончился, я включаю телефон. ПЛИНК! Шеф спрашивает, о чем конкретно пойдет речь во вторник во время нашей встречи по теме «перегруженность работой». И действительно ли мы будем разговаривать об этом целых полчаса, «ведь и пятнадцати минут хватит? В конце концов, у меня и так очень много дел».

В ярости я разбиваю свои 3D-очки. Как я должна всего за четверть часа объяснить то, что уже долгое время чувствую себя так, словно выражение «я на работе, а не в бегах» больше не имеет ко мне никакого отношения. Что я едва ли могу ясно мыслить, не говоря уже о том, чтобы отключиться…

ПЛИНК!

Кто-то переслал гневное письмо коллеги R шеф-повару, который прислал свой резкий ответ всем участникам переписки, отправив копию письма начальнику: «Если эта компания хочет променять свой сбалансированный рацион на засоряющий артерии джанк-фуд, что вскоре приведет к потере нескольких сотрудников, потому что они либо заболеют, либо умрут, то тогда компания, конечно же, может принять эту инициативу — но без меня, БЕЗ МЕНЯ! Вы можете нанять Макса-из-ларька-с-хот-догами, я же сыт по горло и точно не буду рисковать своей репутацией ради людей, которые все еще думают, что во время своего просиживания штанов в офисе они сжигают достаточное количество жиров, потому что эти невежественные…» (Точное воспроизведение окончания письма выходит за всякие рамки и идет вразрез с правилами хорошего тона.)

ПЛИНК!

Босс ответил всем участникам переписки, но отдельно упомянул коллегу R в строчке «копия»: «Меню остается прежним. И в понедельник утром R следует зайти в мой кабинет».

Боюсь, что R изрядно насолил самому себе и вляпался во что-то серьезное. Атмосфера в офисе точно будет великолепной. Хорошо, что в понедельник я не работаю и наконец-то смогу выспаться.

В воскресенье приходит подозрительно мало писем. Я проверяю устойчивость интернет-соединения и Wi-Fi. Вдруг все-таки ЧП с купанием нанесло ущерб телефону. Я чувствую себя немного потерянной. Чтобы отвлечься, я бы могла немного покататься на велосипеде, но делать это вдвоем все-таки веселее. Я отправляю мейл моей подруге K, но она не отвечает. Развод, конечно, делает людей странными.

Утро понедельника, 8:02. ПЛИНК! Я переворачиваюсь на другой бок.

8:05. ПЛИНК! Я закрываю уши подушкой и сплю дальше, пропуская при этом ПЛИНК! в 8:16 и в 8:57.

Когда в 9:30 я потная и лохматая выползаю из-под подушки, меня ждут новости, точнее — плохие новости. «Где ты? — спрашивают меня коллеги в первом письме. — Сегодня с утра у нас проходит конференция, решаем, как распределить обязанности на новом проекте». Мне одновременно жарко и холодно: я забыла выйти из системы или по крайней мере активировать почтовый автоответчик на понедельник.

Во втором письме они проворчали, что больше ждать не могут. В третьем письме они сообщили, не без злорадства, что меня единогласно назначили главой по коммуникациями (мои коллеги просто свиньи!), а в четвертом — отправили мне протокол встречи, чтобы я знала, с кем именно мне нужно связаться.

Глава по коммуникациям — едва ли действительно значимая должность. Мне придется получать и отправлять мейлы сутки напролет — от раздраженных коллег, которым не очень нравится, когда им напоминают об их еще не осуществленном вкладе в проект, и которые, лишь заметив меня, сразу же сворачивают за угол. И отблагодарят ли меня хотя бы после всего этого? Нет. Главе по коммуникациям никто не кланяется, он — офисный олух.

Я злюсь, потому что мне бы все-таки стоило пойти сегодня на работу. Вместо того чтобы отдыхать и наслаждаться хорошей пробежкой, я отвлекаюсь на мельтешащие в голове мысли. И их сложно назвать хорошими.

12:30. ПЛИНК! Коллега P: «Мы же договорились вместе пойти на ланч, я простояла полчаса перед столовой, но теперь пойду обедать с секретаршей, иначе салат засохнет. Свои оправдания можешь прислать мне на почту».

17:05. ПЛИНК! Коллега S отправляет циркуляр, в котором он благодарит всех за быстрый фидбек на новую систему электронной почты. Лишь я до сих пор не прислала свой ответ, тактично замечает он.

17:06. Я устала, я так устала. И это при том, что я вообще не бегала.

17:07. Я чувствую, что так дальше продолжаться не может.

17:09. Я решаю изменить свою жизнь.

17:10. Я удаляю рабочий почтовый аккаунт со своего телефона. Затем я заказываю себе пиццу с картошкой фри и шоколадное мороженое.

Рано утром во вторник в офисе. Я включаю компьютер. ПЛИНК! Коллега G спрашивает, хорошо ли я отдохнула во время моих длинных выходных. Слышала ли я о столовой драме коллеги R? Если нет, она готова переслать мне все сообщения.

Я открываю программу внештатного помощника и отправляю всем автоматически сгенерированное сообщение: «Пожалуйста, не пишите мне больше писем. И не ждите никаких писем от меня. Звоните, но только тогда, когда это действительно важно. (@Коллега R, бунт из-за столовой к этому не относится!) Или просто заходите. Но больше никаких писем. Пожалуйста».

СОВЕТ: правила и договоренности

Какой бы прекрасной и несложной ни была бы эта «новая» технология электронной почты, мы до сих пор так и не научились правильно обращаться с этим каналом связи. И это имеет разрушительные последствия. Потому что из-за того, что мы постоянно на связи, нам становится по-настоящему плохо.

Тем не менее проблема состоит совсем не в том, что работы становится больше. Проблема в нашей неспособности отключаться. Постоянно ожидая сообщений, вы продолжаете находиться в «рабочем режиме». Даже простого ожидания работы достаточно, чтобы вогнать нас в состояние стресса, даже если телефон наконец-то просто спокойно лежит. Не говоря уже о неприятных письмах, которые приходят в субботу вечером и которыми мы хотели бы заняться лишь в понедельник. В таких ситуациях от вас потребуется много внутреннего буддийского спокойствия, чтобы не испоганить себе выходные.

Если раньше постоянное нахождение на связи было исключением или распространялось лишь на аварийные службы, то сегодня это стандарт: 66 процентов всех сотрудников остаются на связи вне своего рабочего дня. 29 процентов из них доступны в любое время, то есть даже в отпуске, по воскресеньям и в праздничные дни^[5].

Избавьтесь от диктата почтового бескультурья и информационной перегрузки, следуя следующим советам.

1. Перерыв. Отключите автоматическое уведомление о входящих сообщениях. Будь то «плинк» или мигающая иконка конверта — каждый раздражитель отвлекает вас как от работы, так и от отдыха. То, что кто-то только что нажал кнопку «отправить», вовсе не означает, что вам необходимо бросить все и ответить на его письмо в тот же момент.

2. Начинайте рабочий день со спокойного обзора всех новых сообщений. При этом не отвечайте на них сразу! Для начала пометьте флажком те сообщения, в которых содержатся задания или на которые вам необходимо ответить^[6]. Затем, на втором этапе, твердо решите, будете ли вы с ходу формулировать быстрые ответы или же предпочтете посвятить себя одной из важных задач дня, а уже потом ответите на новые запросы. Помните, что отправитель понятия не имеет, когда именно вы проверяете свою электронную почту, в 8 или 10 часов утра, — так что не нервничайте!

3. Фиксированные промежутки времени. Не стесняйтесь выбрать конкретное время суток под разбор почты в целом и конкретный временной период, который вы посвятите каждому блоку писем (например, двадцать минут утром, тридцать минут днем), и постарайтесь сделать так, чтобы эти процедуры разумно вписались в ваш рабочий процесс.

4. Есть ли у вашей компании четкие рекомендации относительно «доступности»? Придерживайтесь их. Таких нет? Тогда предложите свои! Пару советов, как лучше это сделать, вы найдете ниже.

5. Обращение с письмами-копиями. Твердо решите в вашей компании или команде, как вы будете обходиться с электронными письмами-копиями, самыми большими пожирателями времени из всех. Например: «Как правило, электронные письма через CC (carbon copy) запрещены в нашей компании». Четко определите размер «штрафа»: пять евро в коллективную кассу, попойка за счет «спамеров». Будьте креативны — большинство проблем можно решить с помощью всего лишь капли юмора. Остальные не согласны? Тогда четко заявите, что вы больше не читаете электронные письма-копии. Точка.

6. По одному письму на каждый запрос. Если вы хотите прояснить несколько деталей с одним и тем же адресатом, лучше всего отправлять по каждому запросу отдельное письмо — с вопросом или с конкретным моментом, который следует указать в теме сообщения. Таким образом, вам не придется разгребать гору информации в каждом из последующих писем.

7. Заполняйте строчку с темой письма. Вкратце изложите всю информацию непосредственно в строке темы и завершите с помощью NFM (no further message) или EOM (end of message). Тогда адресату вообще не понадобится открывать (пустое) письмо.

8. Составьте расписание для долгих ответов. Ответ выходит довольно длинным или вам понадобились для него дополнительные документы? В этом случае вам следует запланировать написание ответа на более позднее время, выходящее за рамки вашего фиксированного промежутка. Лучше всего просто пометить сообщение флажком и добавить напоминание о нем в ваш текущий список дел.

9. Для решения сложных проблем лучше позвонить. Развивать идеи, решать конфликты, вести переговоры — все это не подходит для переписки по электронной почте (см. страницу 123).

Кроме того, предложите руководству установить четкие правила относительно использования данного канала связи. Пусть вас вдохновят на это примеры других компаний. В 2010 году «Telekom» утвердил корпоративную политику, рекомендующую руководителям не писать электронные письма подчиненным после завершения рабочего дня^[7]. В 2011 году «Volkswagen» установил строгую блокировку электронной почты своих сотрудников со служебным смартфоном, которая включается в конце рабочего дня. С этого момента устройства сотрудников «VW» не могли получать электронные письма с 18:15 и до 7:00^[8]. А наши французские соседи даже приняли по этому вопросу закон: с 1 января 2017 года руководители компаний должны ежегодно консультироваться с коллективом или представителями профсоюзов по вопросам «доступности»^[9]. По крайней мере теоретически. Так как эти предписания носят лишь рекомендательный характер.

Что бы мы хотели увидеть, просматривая письма по работе в свободное время:

Что мы на самом деле видим в рабочих письмах в свободное время:

Примечания

4

Разновидность полбы. — Прим. ред.

5

https://de.statista.com/statistik/daten/studie/254678/umfrage/betroffene-von-depressionen-nach-erreichbarkeit-ausserhalb-der-arbeitszeit/

6

Небольшую инструкцию о том, как это работает, вы найдете здесь: https://support.office.com/de-de/article/Video-Festlegen-von-Kategorien-Kennzeichnungen-Erinnerungen-oder-Farben-a894348d-b308-4185-840f-aff63063d076

7

http://www.computerwoche.de/a/keine-e-mails-waehrend-der-freizeit,2556778

8

http://www.handelsblatt.com/unternehmen/industrie/loeschung-bei-abwesenheit-daimler-stoppt-die-e-mail-flut/7430926.html

9

http://www.spiegel.de/karriere/frankreich-was-wurde-aus-dem-e-mail‐verbot‐nach-feierabend‐a‐1119202.html